El sistema que masificó el uso de las Salas Virtuales RUAV

El sistema que masificó el uso de las Salas Virtuales RUAV

El Sistema Automático de Reservas de las Salas Virtuales de RUAV es un desarrollo realizado por la Coordinación Técnica de la asociación, con el objetivo de facilitar la vida de los usuarios de este servicio, quienes con su correo electrónico institucional y una contraseña de su preferencia, pueden gestionar sus reuniones con solo una hora de anticipación, e invitar hasta 100 participantes.

SAR, que empezó a funcionar en el 2016, ha permitido la reserva de aproximadamente 9.800 reuniones en todas las entidades asociadas, en las que cada vez hay más funcionarios familiarizados con el sistema y con la plataforma Zoom, que sustenta el servicio de Salas Virtuales RUAV.

Esto se ve reflejado en las nuevas experiencias de las instituciones, que incluso abordan actividades misionales por medio del servicio, para garantizar participación masiva, evitar traslados engorrosos y contar con invitados especiales.

En la Institución Universitaria Antonio José Camacho, una de las universidades públicas de mayor crecimiento en la región, las Salas Virtuales RUAV fueron reservadas 376 veces, en 2018, pues docentes, administrativos y directivos cada vez aprovechan más el servicio.

Carlos Alberto Rodríguez, jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, ha sido testigo del incremento del uso de SAR por parte de los funcionarios, a quienes, poco a poco, se les ha culturizado sobre la facilidad de crear su usuario y programar sus propias reuniones.

“En la universidad, la gente sabe que cuenta con el servicio, y cada vez se está usando más, de una manera pertinente, para clases, reuniones de Consejo Directivo y de grupos de investigación”.

Los comentarios positivos no han dado espera, debido a su buen rendimiento; varios participantes han exaltado la calidad de audio y de video, y han propuesto este servicio como alternativa para las actividades que comprometen personal externo o de las dos sedes de Uniajc.

“Por ejemplo, el área de Tecnología cuenta con personal de soporte tanto en la sede norte como en la sede sur, que se debe reunir periódicamente. Este año, he incluido dentro de mi estrategia que las reuniones se hagan por medio de las Salas Virtuales RUAV, y la experiencia ha sido como si fuera presencial, con el plus de que se evitan distracciones y se optimiza el tiempo”, manifestó.

Conexión TQ

En la compañía Tecnoquímicas, también asociada a RUAV, el Sistema Automático de Reservas es gestionado por Jorge Bonilla, del área de Soporte Técnico Help Desk, quien se encarga de tramitar las salas, que son requeridas entre tres y cuatro veces por día, por personal de diversas áreas.

“Normalmente, estas solicitudes están ligadas a la reserva de salas físicas o salas de productividad, dentro de un servicio interno que se llama Conexión TQ. En la intranet, los interesados hacen la reserva del espacio y validan un ítem, si requieren videoconferencia. Si es así, nosotros gestionamos la sala con RUAV, y entregamos algunos datos que nos da SAR, como el link de acceso y el código de host alterno. El líder de la reunión, que sería el solicitante, es quien se encarga de convocar a los demás invitados”, explicó.

Por otro lado, las socializaciones de nuevos proyectos, cambios o políticas también han aplicado el servicio, beneficiando a los trabajadores de sedes internacionales como Ecuador, El Salvador y Honduras, que pueden asistir remotamente a actividades masivas, que normalmente se cumplen en los auditorios de la institución.

“Lo que hacemos nosotros es conectar la presentación, y a la persona que va a exponer se le pone un micrófono de solapa conectado al equipo. Así, quienes están en otras sucursales, ven, escuchan y pueden interactuar en tiempo real, resolver sus dudas en vivo y tener una conversación directa con el director o funcionario”, indicó el auxiliar.

Aunque no es muy común que se graben las sesiones, algunos grupos ya han pedido esta funcionalidad, la cual puede ser activada por el líder o anfitrión, al introducir el código de Host Alterno, en el menú Participantes, opción Hacerse cargo como anfitrión.

Foto: Cortesía Oficina de Comunicaciones Institución Universitaria Antonio José Camacho.

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