Las Salas Virtuales RUAV ahora tienen Sistema de Reservas Automático

Las Salas Virtuales RUAV ahora tienen Sistema de Reservas Automático

El éxito de las Salas Virtuales RUAV, que mensualmente son reservadas, en promedio, unas 230 veces, ha convertido al recurso en predilecto de docentes e investigadores, que lo emplean para llevar a cabo sus reuniones, organizar eventos y ofrecer talleres y cursos.

 Esa alta demanda ha llevado a la Coordinación Técnica RUAV a desarrollar una herramienta para optimizar el tiempo y cumplir con todas las reservas que llegan al día, ya que el proceso manual no estaba dando abasto.  Desde 2015, la red regional empezó a recibir entre cuatro y cinco solicitudes diarias, que requerían de un tiempo prudente para responderse.

 Con este panorama, se propuso la creación de un sistema automático de reservas, que le permitiera a los usuarios recibir, al instante, el link para ingresar a la sala virtual, y compartirlo con sus invitados.

 “Hace diez meses planteé la idea, que fue rápidamente aprobada por la dirección ejecutiva. De inmediato, empezamos con el proceso de cotización, que derivó la contratación de una compañía que se encargara de la programación. También, recibimos apoyo de nuestro proveedor internacional del servicio de videoconferencia, Zoom, que nos facilitó documentación”, explicó Jeferson Martínez, Coordinador Técnico RUAV.

 El sistema, creado en lenguaje PHP, fue diseñado para intercambiar información y realizar tareas específicas, como la organización de reuniones, contabilizarlas, modificarlas, etc., por lo que fue fundamental usar la API de Zoom.

 

Pruebas del sistema

Tras importantes jornadas de trabajo, en septiembre la Coordinación Técnica presentó una versión de prueba del sistema, nombrado como Sistema de Reservas Automático SRA. Para validar su funcionamiento, Martínez contactó a algunos de los usuarios que con más frecuencia solicitaban el servicio.

En total, fueron convocados cuatro usuarios Beta, que testaron el sistema e hicieron recomendaciones, con las que se pulieron detalles de forma, como la presentación del formulario y sus funcionalidades.

“Gracias a esos aportes, conseguimos una versión estable, con una programación que respeta los turnos, la duración de la reunión y que entrega, en un correo electrónico, el link de acceso e información adicional. Un resultado muy satisfactorio”, indicó el coordinador.

 

SRA ya es oficial

Actualmente, 15 funcionarios de las entidades asociadas poseen usuario y contraseña del Sistema de Reservas Automática, que desde octubre trabaja eficientemente. Estos representantes corresponden a instituciones como Universidad del Valle, Centro Médico Imbanaco, Comfandi, Universidad de San Buenaventura Cali, Institución Universitaria Antonio José Camacho, Universidad Cooperativa de Colombia Cali y la Pontificia Universidad Javeriana Cali y Bogotá, que tienen la necesidad de acceder constantemente al servicio.

“En mi labor he detectado quiénes son las personas que más reservan salas al mes, les he ofrecido la opción y los he convertido en usuarios de SRA. En este momento, cuando noto que alguien solicita el servicio con una periodicidad alta, le creo un usuario y le asigno un password”, indicó.

Una vez se tienen esos datos, el proceso se cumple de la siguiente manera: se selecciona la opción de reserva SRA, en la sección de Servicios – Salas Virtuales, de ruav.edu.co. Después, se ingresan y validan los datos de usuario y contraseña que ha enviado RUAV; a continuación, se despliega un formulario sencillo, en el que se deben consignar los datos generales de la reunión, como fecha, duración y título, e instantáneamente el solicitante recibe un correo electrónico con todos los datos de acceso a la sala, en su bandeja de entrada institucional.

A pesar de su efectividad, es recomendable que este proceso se cumpla con mínimo una hora de anticipación, con el fin de evitar inconvenientes, con relación a la disponibilidad de las salas, ya que este sigue siendo un recurso limitado.

 

Segunda fase

La Coordinación Técnica RUAV tiene ahora un reto relacionado con el registro autónomo de los usuarios.

“El ideal es que la autenticación sea automática. Que los interesados envíen la solicitud de registro e inmediatamente reciban una confirmación a su correo, con la que podrán hacer las reservas”.

Martínez expresó que si algún funcionario de las entidades asociadas desea ser registrado, puede hacer la solicitud a coordinadortecnico@ruav.edu.co. El área se encargará de estudiar el caso y validarlo.

 

Usuarios satisfechos

“Para nosotros es muy importante el feedback de quienes emplean SRA, para el mejoramiento del software. La respuesta que hemos recibido es positiva, nada más la reducción del tiempo de la reserva ha sido muy gratificante para todos”, dijo el ingeniero.

El servicio de Salas Virtuales RUAV también continúa cosechando adeptos, en especial por ser fácil de usar, por su funcionamiento con poco ancho de banda y desde varios dispositivos.

“Este sistema de videoconferencia es muy estable, incluso con muchos participantes. Lo recomiendo porque es un servicio que nuestros asociados pueden tener ya, para acortar distancias y apoyar temas educativos y de colaboración”.

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